Do práce přijdete první, odcházíte mezi posledními, ale úkoly vám na stole spíš přibývají, než mizí? Máte někdy po nabitém dni pocit, že jste nic pořádného neudělali? Nejspíš si práci neumíte efektivně naplánovat. Pro začátek jedna dobrá zpráva – můžete se to celkem snadno naučit!
Stává se to dnes a denně. Nekonečné schůzky, neustále vyrušování od práce, urgentní úkoly na poslední chvíli – a najednou je tu konec pracovní doby. S důležitými úkoly a projekty jste přitom nepohnuli ani o píď.
Naplánovat si čas a práci přitom není zas tak složité. Jen si musíte přiznat, že jde o samostatný úkol, a nespoléhat na to, že se rozvržení a plánování nějak vyřeší „samo”. Naučte se účinnému time-managementu v několika snadných krocích, a kromě toho, že stihnete práci, vám zbude čas i na osobní rozvoj, rodinu a přátele.
Důležitost plánování
Time-management je umění rozvrhnout si činnosti tak, abyste své úkoly zvládli odbavit v čase, který máte k dispozici, respektive který jste si na ně vytyčili. Pokud je time-management dobře zvládnutý, pomůže vám:
- Pochopit, co můžete v daném čase skutečně vykonat.
- Zajistit si dostatek času pro důležité úkoly.
- Mít vždy v záloze časovou rezervu na neočekávané úkoly.
- Nabírat si jen tolik práce, kolik můžete zvládnout.
- Mít čas na rodinu a přátele, sport i koníčky.
- Dosáhnout ideální rovnováhy pracovního a soukromého života.
Čas je jednou z mála komodit, jež si nelze koupit. Přesto jím často plýtváme nebo ho využíváme neefektivně. Díky plánování budete mít dobrý přehled o tom, co vás přes den čeká, a snadněji udržíte koncentraci na dosažení stanovených cílů.
Jak si rozvrhnout čas
Stanovte si na plánování pevnou denní dobu, třeba začátkem každého týdne či měsíce.
Pokud jde o organizaci času, můžete si vybírat z mnoha nástrojů. Tím nejjednodušším je starý dobrý papír, ať už v podobě diáře, nebo poznámkového bloku. Přehlednou variantou jsou např. týdenní plánovače, které si můžete koupit hotové, nebo vytisknout z jedné z mnoha šablon dostupných online.
V digitálním světě jsou jejich obdobou aplikace jako Google Kalendář, MS Outlook a řada dalších.
Berete-li organizaci času opravdu vážně, poohlédněte se po komplexním projektovém nástroji, který umožní propojit všechny oblasti práce a všechny členy pracovního týmu. S moderním projektovým nástrojem zvládnete kompletní řízení projektů včetně měření odpracovaného času a následných výkazů práce. Můžete si nejen organizovat svůj vlastní čas, ale také ho koordinovat se zbytkem týmu, komunikovat, sledovat náklady, a ještě mnohem víc.
Vyberte si metodu, která odpovídá vaší aktuální situaci, struktuře vašeho zaměstnání, osobnímu vkusu a samozřejmě rozpočtu. Hlavní podmínka plánovacího nástroje je ta, že musí umožňovat snadný a rychlý přístup k zapisování, a dokáže zobrazit patřičný časový rámec (den, týden, měsíc) v potřebném detailu.
Až se rozhodnete, jaký nástroj budete používat, připravte si plán následujícím způsobem:
Krok 1: Identifikujte určený čas
Začněte vymezením času, který chcete věnovat práci. Množství času, jež denně trávíte na pracovišti, by mělo odrážet vaše osobní nastavení i profesní cíle. Pokud usilujete o povýšení, není nic špatného pracovat přesčas, abyste ukázali svůj zápal. Pokud však chcete mít v životě hodně prostoru pro volnočasové aktivity, asi svou pracovní dobu zkrátíte na nutné minimum.
Krok 2: Naplánujte nezbytné úkoly
V plánu si zarezervujte čas na činnosti, které jsou pro vaši práci naprosto nezbytné. Pokud máte třeba na starosti řízení lidí, ujistěte se, že máte dost času na potřebný mentoring, schůzky a supervizi. Čas mějte vytyčen i pro komunikaci se svým nadřízeným a klíčovými spolupracovníky.
Krok 3: Stanovte si priority
Na základě svého to-do listu naplánujte urgentní úkoly a činnosti s nejvyšší prioritou. Pokračujte úkoly, které není možné odložit ani delegovat.
Tyto kroky si naplánujte na denní dobu, kdy jste nejproduktivnější. Někteří lidé jsou soustředění a výkonní v ranních hodinách, zatímco jiní začnou fungovat naplno až odpoledne či navečer.
Krok 4: Myslete na rezervu
Do rozvrhu nezapomeňte včlenit rezervní čas navíc, aby vás nezaskočily nečekané a urgentní požadavky. Ty se vždycky objeví, ať plánujete sebelépe. Kolik takového času potřebujete, vám prozradí jen vlastní zkušenost.
Krok 5: Pravidelně analyzujte výsledky
V prvních týdnech se váš time-management bude vyvíjet. Zpočátku proto věnujte energii zhodnocení každého dne z hlediska jeho efektivity. K tomu je užitečné měření času odpracovaného na konkrétních úkolech. Zamyslete se, proč vám konkrétní úkol zabral tak dlouhou dobu. Je možné omezit neustálé vyrušování kolegů? Nebo dílčí úkoly delegovat? Nastavit si některé pracovní procesy efektivněji? Až perfektně ovládnete umění, jak si zorganizovat den, možná zjistíte, že vaše práce skutečně vyžaduje více než jednoho člověka. A až věc půjdete probrat s nadřízeným, budete mít v ruce konkrétní podklady.
Rada na závěr: nenechte se rozptylovat
Časté vyrušování z práce protáhne její trvání na násobně dlouhou dobu. Snažte se v určeném čase věnovat vždy jedné konkrétní činnosti. Multitasking je sice často vyzdvihovanou schopností, ve skutečnosti však práci spíše zpomaluje. Nekontrolujte telefon ani e-mail každých pět minut, neboť každá přijatí informace odvádí vaši pozornost jinam.
